Ansökningsprocessen för vetenskapliga stipendier är något av en årligt förekommande ritual. Varje år söker tusentals doktorander och längre hunna forskare i Finland understöd för att fortsätta att bedriva sin forskning.

Konkurrensen om de knappa resurserna är stenhård och ibland kan den gå blodigt till. I denna tillspetsade miljö finns det goda förutsättningar för rivalitet, intriger och även fusk. Känsliga uppgifter om sökande, deras projekt och deras framtidsplaner insamlas och bevaras hos de hundratals fonderna.

Dataansamlingarna ger viktig information åt dem som ska värdera ansökningarna. Men de utgör också ett tilltalande mål för mindre etiska aktörer som skulle kunna tänkas vilja påverka besluten eller yppa vad de vet om de sökandes projekt i andra sammanhang. Uppgifterna kan vara avgörande för de sökandes möjligheter att konkurrera om stipendier och för de sökandes framtid överlag.

Dataskyddslagstiftningen i Finland, precis som i övriga EU och i andra länder, har inte särskilt mycket förtroende för integriteten hos de institutioner som sitter inne med känsliga uppgifter om medborgare. Och information som Svenskfinland granskas nu fått ta del av, visar att det finns all anledning för stipendiesökande och dataskyddsmyndigheterna att vara på sin vakt.

Svenskfinland granskas har undersökt flera av de största stipendiefondernas hemsidor och kollat uppgifterna som fonderna ger ut om behandling av de sökandes personuppgifter. Av de fonder som vi har granskat fanns endast en, Cancerföreningarnas stipendiefonder, som kunde anses tillhandahålla vad som i Finland kallas för registerbeskrivning – en sammanfattning av de uppgifter om stipendiesökande som finns hos fonden, hur den använder uppgifterna, vilka som har tillgång till dessa samt varifrån och till vem uppgifter får lämnas ut.

I Vetenskapsforum har forskarna möjlighet att berätta om sin forskning och sina senaste forskningsresultat för en bred publik. Från stipendiefonderna kan uppgifter läcka ut i förväg.
Bildrättigheter: flickr.com/suviko

En registerbeskrivning ska vara lättillgänglig för allmänheten. Vår granskning visade att problemet i Finland inte enbart handlade om tillgänglighet. I de flesta fall hade finländska stipendiefonder överhuvudtagit inte uppgjort eller publicerat registerbeskrivningar. Ur dataskyddssynvinkel kan det anses vara ännu viktigare att tillhandahålla denna information, eftersom det hos stipendiefonderna är allmän praxis att inte informera de sökande om vilka som utför bedömningen av deras ansökningar.

Men problemen med systemet är flera. Bristerna visar sig vara synnerligen allvarliga.

Svenskfinland granskas vände sig till en expert inom den finländska stipendiesektorn. Vi ville veta litet om hur bedömningen av stipendieansökningar går till. Vi ville också veta hur stipendiefonderna ser på frågor som dataskydd, skydd av upphovsrätt och integriteten hos de sakkunniga som fonderna anlitar.

Inom stipendiesektorn talar man om ”god stiftelsepraxis”. Men vad betyder detta i praktiken, i synnerhet när man tar ställning till frågor kring de sökandes rättsskydd?

Det visar sig svårt att hitta anställda eller beslutsfattare hos de finländska stipendiefonderna som är villiga att uttala sig. Och den ende beslutsfattaren som till slut går med på en intervju vill vara anonym. Vi kallar honom för Erik.

Erik har mer än tjugo års erfarenhet som beslutsfattare inom stipendiesektorn och anser att arbetet med stipendieansökningar framförallt handlar om förtrolighet med känsliga och upphovsrättsliga uppgifter. Detta ansvar ska såväl fondernas tjänstemän som styrelsen och externa sakkunniga vara medvetna om.

– Sättet att inhämta bedömningar av ansökningarna varierar mycket mellan de olika fonderna, berättar Erik.

– Ofta är det själva styrelsen som går igenom ansökningarna, men när det är fråga om hundratals, eller tusentals, ansökningar kan fonderna anlita externa sakkunniga och dela upp arbetet efter vetenskapsområde.

Enligt Erik är de sakkunniga ofta namnkunniga vetenskapsidkare som styrelsemedlemmarna känner till. Styrelsen för stipendiefonden kontaktar sakkunniga som kan gå med på att granska stipendieansökningarna, och dessa ger sedan ett utlåtande om vem eller vad som bör få understöd. Uppdraget kan vara mot ersättning, eller helt utan.

Erik anser att det är när externa personer involveras i processen som riskerna uppstår, bland annat för att information om ansökningarna lätt läcker ut. Här är det enligt honom viktigt att den sakkunniges etik är hög.

Erik verkar mycket förvånad när vi tar fram några konkreta exempel på sakkunniga som yppat detaljer om sökandes stipendieansökningar, bland annat i samband med behandling av tjänsteansökningar – alltså i ett sammanhang helt utanför fondens stipendieansökningsprocess.

Lika förvånad över uppgifterna blir den stipendiesekreterare som vi därefter kontaktar, och som inte heller önskar se sitt namn i tryck.

Under intervjun framgår att också denna fond anlitar externa sakkunniga, trots att styrelsen har en framträdande roll i behandlingen av ansökningarna. Detta är inte särskilt alarmerande i sig. Men när vi ställer frågor om hur fondens styrelse försäkrar att inte medlemmar eller externa sakkunniga yppar uppgifterna för utomstående, eller om hur fonden kollar att utlåtanden uppfyller kvalitetskrav och inte är uppdiktade, besvaras våra frågor först med en kort men talande tystnad.

– Nej, det känner jag inte till, säger sedan stipendiesekreteraren.

Gunnar K. A. Njålsson

på uppdrag av Svenskfinland granskas

I nästa artikel tar vi oss till Kanada och intervjuar experter och beslutsfattare från landets största stipendiefond för samhällsvetenskaper och humaniora (SSHRC). I Kanada har man, precis som i Finland, en modern dataskyddslagstiftning, och stipendiefonderna har metoder för att se till att besluten om utdelning av forskningsmedel följer principen om meriter.

 Vi kommer också att följa med ett av Finlands första dataskyddsklagomål som riktades mot några av de privata stipendiefonderna. Vi får se hur Datakyddsombudsmannen behandlar ärendet, samt undersöker ett privat företag som sitter på tusentals stipendiesökandes person- och projektuppgifter, utan att uppge vad de gör med dessa.